Polityka Ochrony Danych Osobowych w gabinecie Psychoterapeuty

Data ostatniej aktualizacji: 14 sierpnia 2026 r.

1. Administratorzy danych osobowych

Strona internetowa prowadzona jest wspólnie przez dwa niezależne podmioty:

Administrator 1: Mandarino Michał Nalewajek ul. Adama Mickiewicza 37 lok. 58, 01-625 Warszawa NIP: 536-101-34-23

Administrator 2: Na Nowo Od Nowa Karolina Skrodzka-Nalewajek ul. Majolikowa 27 lok. 30, 03-125 Warszawa NIP: 5242522236

Kontakt: michaln.psychoterpia@gmail.com

2. Podział ról między Administratorami

2.1. Współadministrowanie (art. 26 RODO)

W zakresie funkcjonowania strony internetowej, tj.:

obsługi plików cookies i technologii śledzących,
narzędzi analitycznych i marketingowych (Google Tag Manager, Google Analytics, Google Ads, Microsoft Clarity),
utrzymania strony u dostawcy hostingu,
wstępnej obsługi wspólnej skrzynki kontaktowej,

— oba podmioty występują jako współadministratorzy.

Współadministratorzy zawarli umowę o współadministrowaniu, określającą zakres odpowiedzialności każdego z nich. Zasadnicza treść uzgodnień:

Za realizację obowiązków informacyjnych oraz obsługę żądań osób, których dane dotyczą, odpowiada punkt kontaktowy wskazany poniżej.
Za bezpieczeństwo strony internetowej i konfigurację narzędzi analitycznych odpowiadają obaj Administratorzy wspólnie.
Każdy ze współadministratorów odpowiada za zgodność z prawem przetwarzania w zakresie, w jakim samodzielnie decyduje o celach przetwarzania.

Punkt kontaktowy dla osób, których dane dotyczą: michaln.psychoterpia@gmail.com

Ważne: Niezależnie od powyższych uzgodnień, osoba której dane dotyczą może wykonywać przysługujące jej prawa wobec każdego ze współadministratorów.

2.2. Odrębne administrowanie

W zakresie:

rezerwacji i realizacji wizyt u konkretnego specjalisty,
danych dotyczących zdrowia i przebiegu terapii,
dokumentacji terapeutycznej,
płatności, rozliczeń i dokumentów księgowych,

każdy z podmiotów jest odrębnym, niezależnym administratorem danych osobowych wyłącznie swoich klientów.

Oznacza to, że dane klienta, który zarezerwował wizytę u danego specjalisty, przetwarzane są wyłącznie przez podmiot, w ramach którego ten specjalista prowadzi działalność. Podmioty nie udostępniają sobie wzajemnie danych klientów.

3. Cele i podstawy przetwarzania danych

Cel	Administrator	Podstawa prawna
Kontakt i odpowiedź na zapytanie	Współadministratorzy	art. 6 ust. 1 lit. b) i f) RODO
Rezerwacja wizyty	Wybrany specjalista	art. 6 ust. 1 lit. b) RODO
Świadczenie usług psychoterapeutycznych	Wybrany specjalista	art. 6 ust. 1 lit. b) oraz art. 9 ust. 2 lit. h) RODO
Obsługa płatności	Wybrany specjalista	art. 6 ust. 1 lit. b) i c) RODO
Dokumenty księgowe	Wybrany specjalista	art. 6 ust. 1 lit. c) RODO
Analityka strony (GA, Clarity)	Współadministratorzy	art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – zgoda
Marketing (Google Ads)	Współadministratorzy	art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – zgoda
Zarządzanie znacznikami (GTM)	Współadministratorzy	art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – zgoda
Roszczenia	Właściwy Administrator	art. 6 ust. 1 lit. f) RODO

4. Zakres przetwarzanych danych

Kontakt: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, treść wiadomości.
Rezerwacja wizyty: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, wybrany specjalista, termin i rodzaj usługi, ewentualne uwagi.
Płatności: identyfikator transakcji, kwota, tytuł płatności (danych karty/logowania Administratorzy nie przetwarzają).
Dane rozliczeniowe: dane niezbędne do wystawienia faktury.
Dane techniczne: adres IP, identyfikatory cookies, typ przeglądarki, system operacyjny, rodzaj urządzenia, przybliżona lokalizacja, źródło wejścia, dane o sposobie korzystania ze strony (w tym nagrania sesji i mapy ciepła w Microsoft Clarity).

5. Dane szczególnych kategorii (dane wrażliwe)

W związku ze specyfiką świadczonych usług może dochodzić do przetwarzania danych dotyczących zdrowia. Dane te:

przetwarzane są wyłącznie przez specjalistę prowadzącego daną osobę,
objęte są tajemnicą zawodową,
nie są udostępniane drugiemu Administratorowi,
przetwarzane są na podstawie art. 9 ust. 2 lit. h) RODO lub wyraźnej zgody (art. 9 ust. 2 lit. a) RODO).

Prosimy o nieprzesyłanie informacji o stanie zdrowia za pośrednictwem formularza rezerwacji ani wspólnej skrzynki kontaktowej. Skrzynka może być obsługiwana przez osoby inne niż specjalista prowadzący. Informacje o stanie zdrowia prosimy przekazywać wyłącznie podczas wizyty lub innym uzgodnionym, bezpiecznym kanałem.

6. Rezerwacja wizyt – system Theraplo

Strona korzysta z systemu rezerwacji online Theraplo, dostarczanego przez Theraplo sp. z o.o., osadzonego na stronie w formie ramki (iframe).

Theraplo sp. z o.o. działa jako podmiot przetwarzający na podstawie odrębnych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych zawartych z każdym z Administratorów.

System skonfigurowany jest w taki sposób, że każdy z Administratorów ma dostęp wyłącznie do rezerwacji dotyczących świadczonych przez siebie usług.

Załadowanie ramki kalendarza może wiązać się z zapisaniem plików cookies niezbędnych do jego działania oraz przekazaniem adresu IP Użytkownika do dostawcy systemu.

7. Płatności online – Przelewy24

Płatności za rezerwowane usługi realizowane są za pośrednictwem serwisu Przelewy24, obsługiwanego przez PayPro S.A. z siedzibą w Poznaniu (ul. Pastelowa 8, 60-198 Poznań), wpisaną do rejestru krajowych instytucji płatniczych prowadzonego przez Komisję Nadzoru Finansowego.

W przypadku wyboru płatności online dane Użytkownika niezbędne do realizacji transakcji przekazywane są operatorowi płatności, który staje się ich odrębnym administratorem. Administratorzy nie mają dostępu do danych karty płatniczej ani danych logowania do bankowości elektronicznej.

Szczegółowe informacje: https://www.przelewy24.pl/polityka-prywatnosci

Operator płatności staje się odrębnym administratorem danych transakcyjnych. Administratorzy nie mają dostępu do danych karty płatniczej ani danych logowania do bankowości elektronicznej.

8. Hosting

Strona internetowa utrzymywana jest na serwerach firmy lh.pl sp. z o.o., która działa jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Dostawca hostingu może przetwarzać dane zawarte w logach serwera, w tym adres IP, datę i czas zapytania, typ przeglądarki oraz informacje o systemie operacyjnym. Dane te wykorzystywane są w celu zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego funkcjonowania serwera.

9. Pliki cookies

Strona wykorzystuje pliki cookies (tzw. „ciasteczka”) oraz podobne technologie w celu:

zapewnienia prawidłowego działania strony (cookies niezbędne),
prowadzenia statystyk i analizy ruchu (cookies analityczne),
prowadzenia działań marketingowych i reklamowych (cookies marketingowe),
zapewnienia dodatkowych funkcjonalności, np. działania kalendarza rezerwacji (cookies funkcjonalne).

Cookies niezbędne instalowane są automatycznie. Pozostałe kategorie instalowane są wyłącznie po wyrażeniu zgody przez Użytkownika za pośrednictwem banera cookies. Zgodę można w każdej chwili wycofać lub zmienić jej zakres. Użytkownik może również samodzielnie zarządzać plikami cookies w ustawieniach swojej przeglądarki internetowej. Ograniczenie stosowania cookies może wpłynąć na funkcjonalność strony.

10. Narzędzia analityczne i marketingowe

Google Tag Manager

Narzędzie Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia) służące do zarządzania znacznikami na stronie. Samo nie gromadzi danych osobowych, ale umożliwia uruchamianie innych skryptów, które mogą je przetwarzać.

Google Analytics

Narzędzie Google Ireland Limited służące do analizy ruchu i tworzenia statystyk odwiedzin. Gromadzi dane o zachowaniu Użytkowników, urządzeniach oraz przybliżonej lokalizacji. Adresy IP są anonimizowane.

Google Ads

Narzędzie Google Ireland Limited służące do prowadzenia kampanii reklamowych, pomiaru ich skuteczności oraz remarketingu.

Polityka prywatności Google: https://policies.google.com/privacy

Microsoft Clarity

Narzędzie analityczne dostarczane przez Microsoft Ireland Operations Limited (One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irlandia), służące do analizy zachowań Użytkowników na stronie – m.in. tworzenia map ciepła i nagrań sesji. Narzędzie stosuje mechanizmy maskujące dane wprowadzane w polach formularzy.

Polityka prywatności Microsoft: https://privacy.microsoft.com/pl-pl/privacystatement

11. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

dostawcy hostingu – lh.pl sp. z o.o.,
dostawcy systemu rezerwacji – Theraplo sp. z o.o. ,
operatorowi płatności – PayPro S.A. (Przelewy24),
dostawcom narzędzi analitycznych i marketingowych – Google Ireland Limited, Microsoft Ireland Operations Limited,
dostawcom usług IT, poczty elektronicznej i wsparcia technicznego,
biuru rachunkowemu i doradcom prawnym,
organom publicznym uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

12. Przekazywanie danych poza EOG

W związku z korzystaniem z usług Google, Microsoft oraz poczty elektronicznej Gmail dane osobowe mogą być przekazywane do państw trzecich, w tym do USA. Przekazywanie odbywa się na podstawie odpowiednich zabezpieczeń, w szczególności standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską oraz w oparciu o Ramy Ochrony Danych UE–USA (EU–US Data Privacy Framework).

13. Okres przechowywania danych

Korespondencja i zapytania – przez okres niezbędny do obsługi sprawy, a następnie do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń.
Dane związane ze świadczeniem usług – przez okres wynikający z przepisów prawa oraz zasad prowadzenia dokumentacji, a następnie do czasu przedawnienia roszczeń.
Dane rozliczeniowe i księgowe – 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej wycofania.
Dane statystyczne i marketingowe – zgodnie z okresami retencji stosowanymi przez poszczególne narzędzia, nie dłużej niż do wycofania zgody.

14. Prawa Użytkownika

Użytkownikowi przysługują następujące prawa:

prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
prawo do sprostowania (poprawiania) danych,
prawo do usunięcia danych,
prawo do ograniczenia przetwarzania,
prawo do przenoszenia danych,
prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem),
prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

W celu realizacji swoich praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem: na.nowo.od.nowa@gmail.com

15. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne do skorzystania z określonych funkcjonalności strony i usług – w szczególności do dokonania rezerwacji wizyty, realizacji płatności lub uzyskania odpowiedzi na zapytanie.

16. Bezpieczeństwo danych

Administratorzy stosują środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do zagrożeń i kategorii chronionych danych, w tym szyfrowane połączenie SSL, kontrolę dostępu oraz zasadę minimalizacji danych. Dane objęte tajemnicą zawodową podlegają dodatkowej ochronie i rozdzieleniu między podmiotami.

17. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne. W ramach narzędzi marketingowych może dochodzić do profilowania w celach reklamowych, które nie wywołuje skutków prawnych wobec Użytkownika.

18. Zmiany Polityki Prywatności

Administratorzy zastrzegają sobie prawo do wprowadzania zmian. Aktualna wersja Polityki jest zawsze dostępna na stronie. Zmiany wchodzą w życie z chwilą publikacji.